A fatura eletrónica é "uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determinou a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a partir de 2019.
Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
Faturação Eletrónica
No âmbito da contratação pública, constam do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 07 de abril, a obrigatoriedade de emissão, receção e processamento de faturas eletrónicas. Por forma a obter mais informação, abaixo poderá consultar algumas FAQ’s.
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O que é uma fatura eletrónica?Categorias
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O que não é considerado uma fatura eletrónica?
Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (email).
Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.Categorias- Faturação Eletrónica
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Que elementos devem constar da Fatura Eletrónica?
O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória, "sempre que aplicável”:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura.
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Quando entra em vigor a faturação eletrónica?
De acordo com o disposto no artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos (CCP), na redação atual, os agentes económicos do Município de Leiria devem aderir ao envio da fatura por via eletrónica, salvo nos casos de impedimento que a lei determinar.
As pequenas, médias e microempresas são obrigadas a emitir documento de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2025, de acordo com o n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, na redação atual.
São micro, pequenas, médias e grandes empresas as definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003.
Grande empresa: É aquela que emprega mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.
Média empresa: É aquela que emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros.
Pequena empresa: É aquela que emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 10 milhões de euros.
Micro empresa: É aquela que emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 2 milhões de euros.
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Quais os prazos para adesão à faturação eletrónica?
Até 31 de dezembro de 2024
O n.º 3 do artigo 284.º da Lei n.º 82/2023, de 29 de dezembro (diploma que aprova o Orçamento de Estado para 2024), indica que sejam aceites faturas em PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Assim, nos termos dos n.º 3 e 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2007, de 31 de agosto, foram fixados os seguintes prazos limite para o início da emissão de faturas eletrónicas:
> Grandes empresas: até 31 de dezembro de 2020
> Micro, pequenas e médias empresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes: até 31 de dezembro de 2024
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O Município de Leiria aceitará a receção de faturas de que forma?
As faturas deverão ser enviadas para a Divisão Financeira do Município de Leiria da seguinte forma:
Calendário Formatos aceites Formatos de Envio 01/01/2024 a 31.12.2024* Faturas em formato PDF
Faturação eletrónica
Através de correio eletrónico financeira@cm-leiria.pt
Através de solução EDI, via plataforma SaphetyDoc
* A partir desta data deixam de ser aceites faturas em formato PDF.
Exceciona-se desta obrigatoriedade a faturação ao abrigo de procedimento por ajuste direto simplificado, ao abrigo do n.º 3 do artigo 128.º do CCP.Categorias- Faturação Eletrónica
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Quem é o parceiro do Município de Leiria?
A empresa Saphety é o parceiro do Município de Leiria, a qual dispõe de uma solução de troca eletrónica de documentos, quer através da integração ponto a ponto (EDI), quer através da sua plataforma SaphetyDoc (www.saphety.com).
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O que fazer ou quem posso contatar se já tiver uma solução EDI?
Se já tem uma solução EDI, deverá solicitar ao seu parceiro que proceda ao pedido de interoperabilidade a fim de estabelecer a ligação à Saphety, através do email sales@saphety.com.
O processo de EDI efetua-se através do envio para endereço de correio eletrónico do ficheiro XML, acompanhado de um PDF com a imagem da fatura que deverá ser certificada digitalmente. O ficheiro XML tem de ter o formato UBL2.1. O XML no formato UBL 2.1 terá de ter obrigatoriamente os dados que devem constar da fatura, incluindo o número de compromisso. O Município valida este número e a fatura não será aceite se o mesmo for inválido. Para o efeito deverá contactar a Saphety, que o/a irá aconselhar a melhor solução para implementar o processo de Faturação Eletrónica com o Município de Leiria:
Saphety Sales | email: sales@saphety.com | Tel.: 210 114 620.Categorias- Faturação Eletrónica
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Como será a partir de 31 de dezembro de 2024?
A partir de 1 de janeiro de 2025, as faturas eletrónicas em formato PDF deixarão de ter validade legal e a assinatura encriptada não qualificada deixa de ser válida, passando a ser obrigatória a assinatura eletrónica qualificada das faturas.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 18 de fevereiro, definiu que, em 2021, todos os documentos fiscais relevantes têm de incluir um código de barras bidimensional (código QR) e um código único do documento (ATCUD), tendo os requisitos sido definidos e regulamentados através da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.
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Que modelo de fatura eletrónica pode ser adotado?
Dado o carácter muito específico de alguns contratos, a nível setorial ou mesmo em resultado de acordos bilaterais, trata-se de uma questão relevante, quer para as empresas privadas, quer para a Administração Pública.
Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a norma europeia prevê um componente base (CORE) na fatura eletrónica e duas variações possíveis:- CORE – informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;
- CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as faturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adotem as normas mais usadas;
Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a receção a um modelo específico com extensões).
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