Faturação Eletrónica

Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (email).
Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória, "sempre que aplicável”:

1. Identificadores do processo e da fatura;
2. Período de faturação;
3. Informações sobre o cocontratante;
4. Informações sobre o contraente público;
5. Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
6. Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
7. Referência do contrato;
8. Condições de entrega;
9. Instruções de pagamento;
10. Informações sobre ajustamentos e encargos;
11. Informações sobre as rubricas da fatura;
12. Totais da fatura.

1.Para as empresas privadas
De acordo com o disposto no artigo 299.º B do Código dos Contratos Públicos, republicado no Anexo III do Decreto-Lei n.º 111-B/2017 de 31 de agosto, conjugado com a Portaria 426-A/2012 de 28 de dezembro e a Portaria 289/2019 de 5 de setembro, os agentes económicos do Município de Leiria devem aderir ao envio da fatura por via eletrónica, salvo nos casos de impedimento que a Lei determinar.
De acordo com a alteração do prazo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, foram fixados os seguintes prazos limite para o início da emissão de faturas eletrónicas:

• Grandes empresas: até 31 de dezembro de 2020;
• Pequenas e médias empresas: até 30 de junho de 2021;
• Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes: até 31 de dezembro de 2021.

A partir das datas referidas acima, os cocontratantes ficam obrigados a enviar documentos em formato eletrónico para os contraentes públicos.
Informação complementar:
São micro, pequenas, médias e grandes empresas as definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, designadamente:

• grande empresa – emprega mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros;
• média empresa – emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros;
• pequena empresa – emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 10 milhões de euros;
• microempresa – emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 2 milhões de euros.

2.Para a Administração Pública
Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, e para que os vários intervenientes possam garantir a correta gestão da mudança relativamente a este processo, o Governo estabeleceu uma adoção gradual da faturação eletrónica.
3. Prazos gerais previstos na Diretiva Europeia:
Até 18 de abril de 2019: este foi o prazo com que os Estados-Membros contaram para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.
Até 18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) puderam beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.

Até 31 de dezembro de 2021, de acordo com a alteração do prazo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos introduzida pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, foram fixados os seguintes prazos limite para o início da emissão de faturas eletrónicas:

• Grandes empresas: até 31 de dezembro de 2020;
• Pequenas e médias empresas: até 30 de junho de 2021;
• Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes: até 31 de dezembro de 2021.

Não obstante, devido à situação atual da pandemia Covid-19, o Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, através do Despacho n.º 351/2021-XXII, de 10 de novembro, procedeu a um ajustamento do calendário fiscal de 2021/2022, determinando, sem quaisquer acréscimos ou penalidades, que:
“a) Até 30 de junho de 2022 devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal”.

Devido à situação atual da pandemia Covid-19, o Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, através do Despacho n.º 351/2021-XXII, de 10 de novembro, procedeu a um ajustamento do calendário fiscal de 2021/2022, determinando, sem quaisquer acréscimos ou penalidades, que:
“a) Até 30 de junho de 2020 devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal”.
Assim, tendo em conta as novas regras de faturação eletrónica, bem como o Despacho acima referido, apresenta-se o seguinte calendário de implementação:

(*) A partir desta data deixam de ser aceites faturas em formato PDF.

A empresa Saphety é o parceiro do Município de Leiria, a qual dispõe de uma solução de troca eletrónica de documentos, quer através da integração ponto a ponto (EDI), quer através da sua plataforma SaphetyDoc (www.saphety.com).

Se já tem uma solução EDI, deverá solicitar ao seu parceiro que proceda ao pedido de interoperabilidade a fim de estabelecer a ligação à Saphety, através do email sales@saphety.com.
O processo de EDI efetua-se através do envio para endereço de correio eletrónico do ficheiro XML, acompanhado de um PDF com a imagem da fatura que deverá ser certificada digitalmente. O ficheiro XML tem de ter o formato UBL2.1. O XML no formato UBL 2.1 terá de ter obrigatoriamente os dados que devem constar da fatura, incluindo o número de compromisso. O Município valida este número e a fatura não será aceite se o mesmo for inválido. Para o efeito deverá contactar a Saphety, que o/a irá aconselhar a melhor solução para implementar o processo de Faturação Eletrónica com o Município de Leiria:
Saphety Sales | email: sales@saphety.com | Tel.: 210 114 620.

A partir de 1 de julho de 2022 as faturas eletrónicas em formato PDF deixarão de ter validade legal e a assinatura encriptada não qualificada deixar de ser válida, passando a ser obrigatória a assinatura eletrónica qualificada das faturas.
É, ainda, de salientar que o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 18 de fevereiro, definiu que em 2021 todos os documentos fiscais relevantes têm de incluir um código de barras bidimensional (código QR) e um código único do documento (ATCUD), tendo os requisitos sido definidos e regulamentados através da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto. Porém, tendo em conta que o Despacho n.º 351/2021-XXII, veio estipular novos prazos, teremos:

• QR Code - uso facultativo em 2021 e obrigatório a partir de 2022;
• ATCUD - apenas será obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2023, sendo a sua utilização facultativa até essa data.